Правила оформления делового письма

Правила оформления делового письма подробно изучаются на курсах по деловому этикету, и вы, вероятнее всего, с ними знакомы. Запомнить их несложно, поэтому и останавливаться на них не будем. Гораздо интереснее рассмотреть структуру и содержание делового письма. В принципе, тематику писем можно разделить на несколько подгрупп:

• 1. Письма к потенциальным клиентам с нейтральной информацией. Содержат информацию о ваших предложениях, описывают товар или услугу, ее стоимость, потенциальные выгоды для клиента, общие условия, на которых возможно сотрудничество, координаты и контакты. И такие формальные письма могут сработать, если помимо формальной информации вы добавите что-то от себя. Например, письмо приложено к сопроводительному тексту. И в тексте можно использовать чуть более разнообразный словарный запас.
• 2. Письма к постоянным клиентам, содержащие позитивную информацию, например, о начале рекламной акции, конкурса по продажам для дистрибьютора и его торговой сети, розыгрышей призов для покупателей вашей продукции, и т. п. Вначале выражается удовлетворение достигнутым уровнем сотрудничества, далее предлагается поднять его на новый уровень с помощью той или иной рекламной акции, новой программы обучения дистрибьютора, системы дополнительных скидок. Главным здесь является подчеркивание ценности, которую представляет клиент для вас. Разумеется, без перебора.
• 3. Письмо, вызванное проблемной ситуацией, связанной, например, с задержкой платежей. В качестве примера приведу, с некоторыми сокращениями, письмо, написанное реальному клиенту по поводу проблем с оплатой. Забегая вперед, скажу, что без каких-либо переговоров и комментариев в течение 5 банковских дней вся задолженность была погашена.

«Компания «X» выражает Вам свое почтение и информирует о следующем:

20. 01. 08 наступил срок оплаты счета № … на сумму $19 ООО. На сегодняшний день уплата указанной суммы не произведена. Кроме того, 25. 01. 08 наступает срок оплаты счета № … на сумму $28 ООО. Как Вам известно, в ноябре 2007 г. мы пошли навстречу Вашей просьбе и произвели досрочную поставку продукции на указанную сумму без полной оплаты предыдущей.

В сложившейся ситуации мы будем вынуждены воздержаться от поставок в адрес Вашей компании без полной уплаты указанных сумм. Это тем более огорчительно, так как компания «У», являясь крупнейшим региональным дистрибьютором, окажется в период подъема сезонного спроса без продукции нашей компании. Кроме того, Вы не сможете удовлетворить спрос на продукт N, рекламная кампания на который начинается в феврале 2008 г. (см. медиа — план). В данной ситуации Ваша компания понесет прямые финансовые убытки вследствие нереализованных возможностей.

Очевидно, что потери понесут и Ваши филиалы, в частности, саратовский, ставший, наконец, лидером по продажам нашей продукции в своем регионе.

Напомним также, что на протяжении всего периода сотрудничества Ваша компания имела максимально выгодные условия поставок.

Мы искренне полагаем, что компания «X», по праву занимающая одну из лидирующих позиций в рейтингах национального рынка, выполнит свои обязательства по отношению к своему давнему и безупречному партнеру.

Предлагаем посмотреть другие страницы сайта:
← Этикет на рабочем месте | Как подавать белое вино →